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OPME: RESPONSABILIDADE COMPARTILHADA

No artigo de hoje falaremos sobre o setor de OPME dentro do CME. Vamos falar sobre o papel fundamental que ele desempenha, sobre a gestão e suas responsabilidades.

 

O setor OPME abrange uma ampla gama de dispositivos médicos, incluindo órteses, próteses e materiais especiais. Esses dispositivos desempenham um papel crucial em procedimentos médicos e cirúrgicos, contribuindo para o diagnóstico, tratamento e reabilitação de pacientes.

OS PRINCÍPIOS DA GESTÃO DE OPME DEVEM SER:

 

Segurança do paciente – Seguir as metas internacionais de segurança do paciente, que são elas:

1- Identificar os pacientes corretamente.
2 – Melhorar a comunicação efetiva.
3 – Melhorar a segurança de medicamentos de alta vigilância.

4 – Assegurar cirurgias com local de intervenção correto, procedimento correto e paciente correto.

5 – Reduzir o risco de infecções associadas aos cuidados de saúde.

6 – Reduzir o risco de lesões ao paciente, decorrente de quedas.

 

Eficiência operacional – A eficiência deve ser pensada em vários aspectos, desde a eficiência de processamento do material até a eficiência de entrada e saída do mesmo. Ter uma boa gestão do material de OPME é fundamental para a eficácia de todos processos.

 

Redução de desperdício e variedade – Gerir corretamente o desperdício dos materiais, pois as vezes ao tentar economizar um material acaba tendo o desperdício em dobro, além de comprometer a segurança dos pacientes.

Relações harmoniosas – Ter relações harmoniosas não somente com os colegas do setor, mas também com os fornecedores para ter a melhor comunicação possível para alinhar os processos.

 

Eliminação do risco de glosas/atrasos do faturamento – As unidades de saúde além de propor e dar melhor condição de saúde do paciente, isso também será um amplo mercado para ser trabalhado, portanto, precisa-se muito da gestão de consumo de item, giro de caixa, evitando sempre as glosas para que não gere desperdício de recursos e também financeiro.

 

Confiança – É muito importante que se tenha confiança de toda estrutura desde o recebimento até a estrutura final na entrega para o paciente. Todas essas condições devem ser de extrema confiança, tanto do fornecedor quanto do paciente.

 

GERENCIANDO A OPERAÇÃO

 

A Gestão deve ser direciona a cadeia que envolve o OPME. Desde a busca pelos melhores fornecedores até seu uso nos diversos procedimentos.

 

As atividades na gestão incluem: agendamentos, negociações, logística de uso e distribuição gerenciamento de estoque e armazenamento.

 

Para ter uma eficiência no processo esta gestão deve envolver uma equipe multiprofissional com visões e aptidões complementares ao processo, Por exemplo, equipe ADM, equipe assistencial, equipe de autorizações, órgãos reguladores, distribuidores, fornecedores e pacientes.

 

RESPONSABILIDADE

 

Afinal, a responsabilidade é compartilhada? Vamos ver o que fala a RDC15:

 

RDC nº 15, Art. 6º A responsabilidade pelo processamento dos produtos no serviço de saúde é do Responsável Técnico.

 

Ou seja, o responsável técnico é responsável por cada item processado. Desde o processo de recebimento até a limpeza, preparo, esterilização, uso e devolução (quando não impróprio para uso) desses itens.

 

Art. 33 Compete ao Responsável Técnico do serviço de saúde e ao Responsável Legal da empresa processadora:

 

Definir o prazo para recebimento pelo CME dos produtos para saúde que necessitem de processamento antes da sua utilização e que não pertençam ao serviço de saúde;

 

Ja na RDC nº 665 citada abaixo, podemos concluir que a responsabilidade é sim compartilhada.

 

Ela traz vários gatilhos a serem acionados para que o produto chegue com qualidade na unidade da saúde. Portanto, também é responsabilidade do distribuidor fornecer um material seguro.

 

RDC nº665 de 30 de março de 2022, Boas Práticas de Fabricação de Produtos Médicos;

 

Capítulo 5 – Seção II fala sobre controles de embalagem, rotulagem e instrução de uso;

 

Art. 84. Cada fabricante deve estabelecer procedimentos para a embalagem dos produtos de forma a proteger o produto de qualquer alteração, dano ou contaminação durante as etapas de processamento, armazenamento, manuseio e distribuição.

 

Art. 85. Cada fabricante deve estabelecer e manter procedimentos para garantir a integridade e evitar mistura acidental de rótulos, instruções de uso, materiais de embalagem ou etiquetas identificadoras.

 

Art. 86. Cada fabricante deve assegurar que os rótulos sejam projetados, impressos e, quando for o caso, aplicados de forma que permaneçam legíveis e aderidos ao produto durante as etapas de processamento, armazenamento, manuseio e uso.

 

Art. 87. Os rótulos e as instruções de uso não devem ser liberados para uso até que pessoa autorizada tenha examinado sua conformidade quanto às informações contidas nos mesmos.

 

§ 1º A aprovação dos rótulos e das instruções de uso deve ser documentada no registro histórico do produto, incluindo data, nome e assinatura manual ou eletrônica do responsável.

 

§ 2º No caso de importadores, a documentação da aprovação de que trata o § 1º deste artigo pode ser registrada em documento próprio em substituição ao registro histórico de produto.

 

GESTÃO DE OPME

 

A gestão de OPME vai variar de acordo com a necessidade dos procedimentos cirúrgicos e perfil dos enfermos da instituição.
Exemplo : hospital traumatologia, hospital infantil, hospital cardiológico…

 

A fase vital do gerenciamento do OPME é desenhar todo o processo, criando formas de rastrear todas as etapas o qual material for submetido, pode ser tecnologicamente ou manualmente através de uma folha de verificação.

 

Portanto, quando o profissional entende qual é o perfil cirúrgico e entende toda a cadeia, é possível fazer o direcionamento adequado para cada etapa.

 

Uma vez montado todo processo e criados as devidas ferramentas, deve-se verificar a disponibilidade dos materiais para atender todos procedimentos, lembrando que poderá ter mais de um procedimento simultâneo, terá que ter mais de um fornecedor por adequação de técnicas cirúrgicas, fornecimento de material, pagamentos de convênios e concorrência comercial.

 

Já com a compreensão de gestão e gerenciamento bem definidos, agora deve-se iniciar a estratégia de atendimento. E para montar a melhor estratégia é importante entender perfeitamente alguns conceitos:

 

Primeiro iremos a dois Conceitos:

 

Materiais Permanentes → Urgências

 

Materiais “Temporários” → Eletivas

 

Para um melhor atendimento ao público de cada instituição, deve-se sempre ter um aporte de materiais disponíveis para eventualidades e urgências/emergências.

 

Isto é, materiais que estejam prontos para uso a qualquer momento em eventualidades imprevistas, com a finalidade de preservar e garantir assistência aos pacientes/clientes.

ESTRATÉGIA

 

O fornecimento de materiais devem levar em considerações as especificações técnicas e os parâmetros mínimos de desempenho e qualidade das OPME.

 

No planejamento devem ser consideradas:

 

Logística de Fornecimento – Não adianta ter um fornecedor de qualidade, com preço bom, mas ser muito distante e não conseguir entregar o material em tempo hábil.

 

Revisão e atualização de porrifólio – Fazer a revisão periodicamente.

 

Tecnologias Necessárias – Ficar atento as novas tecnologias.

 

Necessidades do Corpo Clínico – Todas as necessidades do corpo clínico devem ser atendida com os tópicos anteriores.

 

GESTÃO DE FORNECEDORES

 

Na gestão de fornecedores, nem sempre se é pensando na importância do relacionamento sadio com eles.

Na gestão é preciso ter uma boa comunicação para estruturar os processos e estabelecer uma boa estratégia, que renderá frutos positivos para o futuro, tanto ao fornecedor quando ao serviço de saúde.

 

Essa boa comunicação é muito importante, pois caso um fornecedor que atrase a prestação de um serviço, por exemplo, impede que determinada rotina seja executada e consequentemente, o paciente/cliente se torna inseguro, que podem afetar diretamente em seu tratamento/procedimento.

 

Saber gerir essa relação acaba vindo de encontro com a redução de riscos. Um bom gestor que tem uma boa comunicação com seu fornecedor desde o momento da cotação, autorização, agendamento de entrega e recebimentos consegue manter seus processos eficientes.

 

Portanto, manter um relacionamento saudável pode se tornar um elemento forte em toda cadeia OPME.

 

A fim de uma qualidade no serviço é preciso que esses parceiros estejam alinhados aos seus propósitos.

Quando ambas as partes podem contar uma com a outra, há disposição para ajudar a solucionar possíveis problemas a longo prazo e para chegar a esse patamar, é imprescindível criar processos e critérios que justificam a escolha do fornecedor, dentre eles:

 

  • Qualidade;

  • Disponibilidade de produto;

  • Agilidade na entrega;

  • Flexibilidade para mudar especificações, prazos e quantidade dos pedidos;

  • Experiência do fornecedor no segmento de atuação;

  • Eespeito a normas de segurança, saúde e meio ambiente;

 

E como pode ser garantido que esses critérios serão atendidos?

 

É possível garantir através do SLA – “Service Level Agreement”, em português, “Acordo de Nível de Serviço”, “Contrato de Nível de Serviço” ou “Garantia de Nível de Serviço”.

 

Esse é um contrato firmado entre as partes envolvidas em uma negociação que determina quais são as responsabilidades de cada um em relação aos serviços contratados.
Esse alinhamento de responsabilidades devem estar muito bem escritos e claros com o fornecedor.

 

O SLA permite definir o escopo de trabalho e estabelece quais serão as normas, acordos, metas e demais questões relacionadas ao serviço que será prestado.

Estes acordos devem ir de encontro com as boas práticas e legislações vigentes, sendo necessário impor ônus e bônus para ambas as partes para serem executadas de forma precisa e clara, para toda cadeia de serviço.

 

RASTREABILIDADE

 

A rastreabilidade é uma das formas de saber se os SLA’s estão sendo cumpridos. A rastreabilidade se da o sentido de ter um histórico de processo (a onde ele nasce e a onde ele termina), isso não significa que iremos obtê-lo único e exclusivamente através de tecnologia.

 

Modos mais simples porém bem estruturados e bem orientados, se tornam uma ferramenta útil, simples, barata e extremamente eficaz.

 

O sentido de ter este controle é de conseguir avaliar os processos já realizados de forma assertiva e traz enormes beneficios, como:

 

• Minimiza os custos, tornando o processo mais eficaz;

• Permite a ação orientada para prevenir a recorrência;

• Auxilia no diagnóstico do problema, passando a responsabilidade quando pertinente;

• Promove a confiança do cliente e proteção de marca;

• Otimiza a eficiência da produção e controle de qualidade , bem como, controle de estoque, uso de material e de origem / características de produtos).

 

O QUE FALA A RDC15 SOBRE A RASTREABILIDADE:

 

Art. 83 É obrigatória a identificação nas embalagens dos produtos para saúde submetidos à esterilização por meio de rótulos ou etiquetas.

 

Art. 84 O rótulo dos produtos para saúde processados deve ser capaz de se manter legível e afixado nas embalagens durante a esterilização, transporte, armazenamento, distribuição e até o momento do uso.

Art. 85 O rótulo de identificação da embalagem deve conter:


I – nome do produto;

II – número do lote;

III – data da esterilização;

IV – data limite de uso;

V – método de esterilização;

VI – nome do responsável pelo preparo

 

Nesse caso se torna muito ineficiente a escrita manual nessa etapa, por isso a tecnologia veio para acrescentar, melhorar e garantir a eficiência do processo.

 

Exemplo de rastreamento (folha de rastreabilidade) desde a chegada na unidade até a devolução:


CONCLUSÃO:

 

• A gestão de OPME se torna cada vez mais uma competência a ser lapidada nos serviços de saúde, devido sua complexidade, tecnologia, variedades e valores os tornam um grande desafio a ser vencido no sistema.

 

• Com o avanço tecnológico e avanço na medicina cada dia que se passa se torna mais evidente a necessidade de ferramentas e aperfeiçoamentos quanto ao assunto.

 

• A rastreabilidade, manejo, entendimento e fluxos são partes fundamentais do processo para poder garantir cada vez mais a segurança dos pacientes/clientes dos serviços de saúde.

 

• Sua gestão está contemplando os cuidados desde sua aquisição junto aos fornecedores, até seu gerenciamento logístico e o uso.

 

• Adotar boas se mostra um investimento não apenas financeiro mas também em ganho de eficiência operacional, reduz desperdícios, dá segurança aos pacientes e clientes, gera confiança para a equipe.

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2 respostas

  1. Tudo muito bonito no papel! Mas a realidade está longe de ser está demonstrada neste documento de excelência por sinal!
    Dependência de operadoras de saúde, rotatividade constante dos funcionários dos setores envolvidos, processos diferentes em vários hospitais, as vezes até na mesma rede!, etc…
    Todos esses problemas atuais, atrapalham com certeza a obtenção do resultado final!
    ….mas já temos a fórmula!

    1. Olá Ricardo, obrigada pelo seu comentário e sua contribuição para nosso artigo.
      Infelizmente é verdade. O nosso objetivo é sempre trazer informações que possam ser agregadas para realidade de cada instituição que buscam por melhorias no seu processo.
      Continue nos acompanhando.

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